Ancaman kebocoran maklumat organisasi melalui aplikasi pesanan ringkas

Oleh Dr. Nur Syazwani binti Ahmad

Di era digital ini, aplikasi pesanan ringkas seperti WhatsApp dan Telegram telah menjadi alat komunikasi yang sangat penting dalam organisasi. Pada asalnya, aplikasi-aplikasi ini dicipta untuk kegunaan peribadi, tetapi kini ia digunakan secara meluas dalam pengurusan tugasan harian, perkongsian maklumat penting, serta dalam proses membuat keputusan secara lebih efisien.

Kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi ini, seperti kemampuan untuk menghantar mesej secara segera, berkongsi gambar, video, dan dokumen, telah mempermudahkan komunikasi dalam organisasi dan meningkatkan produktiviti dengan ketara.

Namun, di sebalik manfaat yang jelas ini, penggunaan WhatsApp dan Telegram dalam konteks profesional turut menyimpan risiko yang besar, terutamanya berkaitan dengan kebocoran maklumat sulit. Banyak organisasi kini bergantung kepada aplikasi ini untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja dan berkongsi dokumen penting. Namun, sering kali apa yang diabaikan adalah keselamatan dan integriti maklumat yang dikongsi melalui platform ini. Kebocoran maklumat semakin membimbangkan apabila dokumen sensitif, yang seharusnya dirahsiakan, dikongsi tanpa kawalan yang ketat dan pengetahuan pihak pengurusan.

Dalam WhatsApp, misalnya, setiap ahli dalam sesuatu kumpulan mempunyai akses untuk memuat turun dan mengedarkan dokumen yang dikongsi, tanpa sebarang pengawasan atau rekod yang boleh dijejak. Ini menyebabkan maklumat yang sepatutnya terjaga selamat tersebar dengan mudah kepada pihak yang tidak sepatutnya.

Temubual yang dijalankan penulis dengan beberapa organisasi menunjukkan bahawa penggunaan WhatsApp dan Telegram telah menjadi amalan harian termasuk dalam urusan kerja. Walaupuan aplikais ini tidak diiktif sebagai saluran komuniaksi rasmi, ianya digunakan secara aktif bukan sahaja sesama pekerja malahan juga dengan pihak luar seperti pembekal dan pelanggan. Aplikasi ini amat membantu kerana ia memudahkan perkongsian maklumat dan dokumen secara pantas, terutama sekali dalam situasi yang mendesak.

Di sebalik penggunaanya yang aktif didalam organisasi, kebanyakan pekerja tidak menerima latihan atau pendedahan yang mencukupi mengenai aspek keselamatan, etika, dan privasi dalam menggunakan aplikasi ini untuk tujuan profesional. Ketiadaan garis panduan yang jelas daripada organisasi menyebabkan risiko kebocoran maklumat menjadi lebih tinggi.

Isu kebocoran maklumat bukan sahaja mengancam keselamatan data, tetapi turut memberi kesan buruk kepada reputasi dan kredibiliti organisasi. Apabila maklumat sensitif yang seharusnya dilindungi dengan rapi tersebar di media sosial atau platform awam, kepercayaan pelanggan, rakan niaga, dan masyarakat terhadap organisasi akan terjejas. Ini boleh mengakibatkan kerugian yang besar, bukan sahaja dari segi kewangan tetapi juga dalam hal kepercayaan jangka panjang terhadap organisasi tersebut.

Kepercayaan pelanggan dan masyarakat terhadap integriti organisasi amat bergantung kepada bagaimana data mereka dilindungi, dan sebarang kebocoran maklumat boleh menjejaskan hubungan perniagaan serta menurunkan reputasi dalam industri yang semakin kompetitif.

Walaupun aplikasi-aplikasi seperti WhatsApp dan Telegram menawarkan banyak kemudahan dalam meningkatkan komunikasi dan produktiviti, adalah amat penting bagi organisasi untuk mmepertimbangkan risiko yang akan diterima berpunca dari kekurangan kawalan dalam aplikasi tersebut.

Selain itu, pekerja juga harus memahami risiko yang terlibat dalam penggunaan teknologi ini. Organisasi harus memastikan bahawa pekerja dilatih dengan baik mengenai keselamatan siber, etika penggunaan teknologi, serta kawalan perkongsian maklumat. Dengan pendidikan dan kesedaran yang lebih mendalam, pekerja dapat menggunakan aplikasi ini secara lebih bertanggungjawab, mengurangkan risiko kebocoran maklumat, dan memastikan keselamatan data yang lebih terjamin.

Kesimpulannya, walaupun aplikasi-aplikasi seperti WhatsApp dan Telegram membawa banyak manfaat dalam memudahkan komunikasi dan mempercepatkan urusan kerja dalam organisasi, kemajuan pesat teknologi, termasuk kecerdasan buatan (AI), memerlukan organisasi untuk menguatkan kawalan terhadap penggunaan teknologi ini. Risiko seperti kebocoran maklumat yang timbul akibat penggunaan yang tidak terawasi perlu ditangani dengan serius. Oleh itu, organisasi harus memperkenalkan dasar yang jelas dan melaksanakan prosedur yang ketat untuk mengawal penggunaan aplikasi ini dalam konteks profesional.

Di samping itu, adalah penting untuk memberikan pendedahan yang mencukupi kepada pekerja tentang etika penggunaan teknologi, keselamatan data, serta cara-cara yang betul untuk memanfaatkan kemudahan ini. Dengan pendekatan yang lebih berhati-hati dan pengurusan yang berkesan, organisasi dapat memanfaatkan teknologi ini sepenuhnya tanpa menjejaskan keselamatan data dan reputasi mereka.

---

Penulis merupakan Pensyarah Kanan di Pusat Asasi Sains Universiti Malaya.